Condicions del servei
Aquests Termes i Condicions expliquen com funciona el servei de FITXA KLAW. Formen part del contracte que el CLIENT signa en donar-se d'alta, juntament amb el Contracte Marc, l'Ordre de Servei, el Full de Tarifes vigent (fitxaklaw.com/tarifes) i, si escau, l'Annex d'Autorització Bancària Restringida. En cas de contradicció, preval el contracte signat.
I. Sobre FITXA KLAW
1. Identificació de l'empresa
Fitxa Klaw és el nom comercial sota el qual ANB, empresària individual (autònoma) establerta al Principat d'Andorra, presta serveis administratius externalitzats i de gestió documental a autònoms i petites i mitjanes empreses, amb suport d'eines digitals i d'intel·ligència artificial (assistent Keiki, ERP i emmagatzematge al núvol).
2. Canals de servei i comunicació
Els serveis es presten mitjançant canals digitals i procediments interns de FITXA KLAW, que inclouen Telegram Business com a canal operatiu principal, Gmail / Google Workspace per a comunicacions amb tercers, i les eines tecnològiques indicades a la Política de Privacitat (fitxaklaw.com/privacitat).
Les comunicacions contractuals (canvis de condicions, baixes, incidències rellevants) es realitzaran per escrit al correu electrònic que el CLIENT hagi indicat a l'Ordre de Servei. La sol·licitud de baixa del CLIENT també es pot fer pel canal operatiu de Telegram, on queda registrada i té la consideració de comunicació escrita.
II. Sobre aquests Termes i Condicions
1. Naturalesa i jerarquia
Aquests Termes i Condicions regulen l'accés i l'ús del servei per part del CLIENT, com a part inseparable del conjunt contractual format pel Contracte Marc, aquests Termes i Condicions, l'Ordre de Servei, el Full de Tarifes vigent i, si escau, l'Annex d'Autorització Bancària Restringida.
En cas de contradicció entre parts, l'ordre de prevalença és: Contracte Marc > Ordre de Servei > Full de Tarifes > Termes i Condicions.
2. Modificació d'aquests Termes i Condicions
FITXA KLAW pot modificar els presents Termes i Condicions per motius legals, tècnics, de seguretat o operatius. Les modificacions rellevants es comunicaran al CLIENT amb un preavís mínim de trenta (30) dies naturals per escrit. L'ús continuat del servei transcorregut aquest termini implica acceptació de les noves condicions. Si el CLIENT no accepta les modificacions, pot resoldre el contracte sense penalització durant el període de preavís. La versió vigent en cada moment és accessible a fitxaklaw.com/termes.
3. Llei aplicable i jurisdicció
S'aplica la legislació vigent del Principat d'Andorra. Les parts se sotmeten als tribunals andorrans, amb renúncia a qualsevol altre fur que pugui correspondre'ls en la mesura permesa per la llei. Abans d'iniciar qualsevol acció judicial, les parts intentaran resoldre de bona fe qualsevol conflicte, primer per negociació directa i, si escau, per mediació al Principat d'Andorra.
III. Condicions generals del servei
1. Acceptació
En signar el contracte, el CLIENT declara haver llegit i acceptar íntegrament el Contracte Marc, aquests Termes i Condicions, el Full de Tarifes vigent i, si escau, l'Annex d'Autorització Bancària Restringida.
2. Alta, accés i baixa
L'alta s'efectua quan el CLIENT contracta un pla i es confirma el pagament de la primera quota.
La baixa voluntària requereix un preavís de quinze (15) dies naturals comunicat per escrit o pel canal operatiu de Telegram. Durant el preavís, el CLIENT pot desistir de la baixa i mantenir el servei.
La baixa per impagament no requereix preavís i es produeix quan la quota continua impagada quinze (15) dies naturals després de la suspensió del servei.
Un cop donada la baixa, s'aplica la política de conservació i supressió de dades descrita a la Política de Privacitat (fitxaklaw.com/privacitat).
3. Model de subscripció i pagament
El servei funciona per subscripció mensual amb pagament per avançat, amb càrrec a la targeta de crèdit o dèbit del CLIENT a través del TPV de FITXA KLAW. Totes les quotes, inclosa la primera, es cobren d'aquesta manera.
La quota es factura el dia 1 de cada mes i es carrega a la targeta del CLIENT. La primera quota es factura de manera proporcional des del dia en què s'emet fins a final de mes.
Si el càrrec a la targeta és rebutjat, el CLIENT disposa de quaranta-vuit (48) hores des de l'avís per abonar la quota per transferència bancària. Si no la paga, el servei se suspèn fins que es regularitzi i, si continua impagada quinze (15) dies naturals després de la suspensió, el CLIENT es dona de baixa per impagament, sense dret a devolució d'imports ja abonats.
Si el cobrament no es pot efectuar per causes no imputables a FITXA KLAW, es pot repetir l'intent dins del mateix període o suspendre temporalment el servei fins a la regularització.
Les tarifes es comuniquen amb un preavís mínim de trenta (30) dies naturals. La continuació del servei implica acceptació.
4. Plans de servei i Control de Cobraments
FITXA KLAW ofereix quatre plans mensuals — Starter, Professional, Business i Enterprise —, que inclouen els mateixos serveis i només es diferencien pel volum màxim de factures incloses cada mes i pel nombre d'usuaris, detallats al Full de Tarifes vigent. El pla Enterprise és per a més de 100 factures al mes o necessitats especials, amb un preu a mida acordat amb el CLIENT. Cap dels plans inclou remeses bancàries ni gestió de cobraments.
De manera addicional i opcional a qualsevol dels plans, i amb un cost específic segons el Full de Tarifes vigent que varia en funció del pla contractat, el CLIENT pot contractar el servei de Control de Cobraments, mitjançant el qual FITXA KLAW gestiona en nom del CLIENT el cobrament de les seves factures emeses per mitjà de remeses bancàries SEPA. El servei inclou el seguiment de l'estat de cobrament de les factures emeses i, quan s'hagi signat l'Annex d'Autorització Bancària Restringida corresponent, la preparació i tramesa efectiva de les remeses de cobrament (adeudaments).
5. Abast operatiu i exclusió d'assessorament
Els serveis inclouen tasques administratives de recepció, organització, arxiu i preparació de documentació. FITXA KLAW no presta assessorament fiscal, comptable, legal ni laboral, ni substitueix la gestoria o assessoria professional del CLIENT.
6. Límits de volum i excessos
Cada pla inclou un volum màxim d'operacions mensuals, indicat al Full de Tarifes vigent. Qualsevol unitat que excedeixi aquest límit es facturarà a banda segons la tarifa unitària vigent en el moment de la prestació, sense que això comporti un canvi automàtic de pla. El canvi de pla és sempre una decisió voluntària del CLIENT. El CLIENT pot canviar de pla en qualsevol moment pel canal operatiu. La pujada de pla s'aplica immediatament i la diferència de preu corresponent als dies que queden del mes es factura a la quota següent. La baixada de pla s'aplica a partir del dia 1 del mes següent.
Els serveis puntuals fora de pla (informes ad hoc, gestions extraordinàries) es pressupostaran prèviament.
7. Terminis de gestió
Els terminis indicats per a cada servei són orientatius i depenen de la recepció correcta i puntual de la documentació. FITXA KLAW no respondrà de retards derivats de tercers (bancs, gestories, administracions, proveïdors tecnològics).
8. Obligacions del CLIENT
El CLIENT es compromet a:
- Facilitar documentació veraç, completa i a temps.
- Mantenir permanentment actualitzades totes les dades necessàries per a la prestació del servei: dades de contacte, dades bancàries, dades de facturació, informació de la gestoria o assessoria, i qualsevol canvi rellevant.
- Comunicar incidències o errors detectats tan aviat com sigui possible.
- Assumir la responsabilitat exclusiva de les decisions empresarials i fiscals, i de les instruccions donades a tercers.
- Facilitar la informació d'identificació que li sigui raonablement sol·licitada per a les mesures d'identificació i de prevenció del blanqueig de capitals previstes al Contracte Marc.
FITXA KLAW no serà responsable de les conseqüències derivades de la manca d'actualització, comunicació tardana o inexactitud d'aquestes dades.
9. Restriccions d'ús i conductes prohibides
El CLIENT no podrà utilitzar el servei per a finalitats il·lícites, fraudulentes o contràries a la bona fe o a la normativa andorrana.
Queda prohibit intentar accedir a sistemes o informació fora de l'abast del servei contractat.
Queda prohibit facilitar a FITXA KLAW informació o documentació falsa o manipulada.
10. Limitació de responsabilitat
FITXA KLAW no garanteix disponibilitat ininterrompuda de les eines i pot suspendre o modificar funcionalitats per manteniment, seguretat o causes tècniques. No serà responsable de:
- Sancions administratives o fiscals derivades de decisions del CLIENT o de tercers.
- Continguts de documents generats per gestories o assessors externs.
- Incidències de bancs, administracions, proveïdors tecnològics, ERP o núvol.
- Errors per informació incompleta, incorrecta o no actualitzada del CLIENT.
- La denegació o revocació per part del banc de l'accés autoritzat restringit descrit a la Secció V.C.
La responsabilitat màxima de FITXA KLAW, prevista al Contracte Marc, és l'import abonat pel CLIENT durant els darrers tres (3) mesos de subscripció, amb un màxim de 3.000 €, llevat de dol o culpa greu.
11. Força major i indisponibilitat tecnològica
FITXA KLAW no respondrà de l'incompliment o retard per força major o per incidències alienes al seu control raonable: caigudes de sistemes externs, talls de telecomunicacions, talls elèctrics, ciberatacs, o incidències de proveïdors tecnològics. La part afectada notificarà l'altra en el termini més breu possible.
12. Propietat intel·lectual
La marca KLAW, la plataforma, els procediments, documents tipus, textos i materials de FITXA KLAW són propietat de FITXA KLAW o dels seus llicenciadors. El CLIENT no adquireix cap dret sobre aquests actius per la simple contractació del servei.
IV. Protecció de dades i eines tecnològiques
1. Marc legal
FITXA KLAW tracta les dades personals de conformitat amb la Llei Qualificada 29/2021, del 28 d'octubre, de protecció de dades personals del Principat d'Andorra, i la normativa complementària aplicable. El tractament de dades es regula al Contracte Marc i s'explica a la Política de Privacitat (fitxaklaw.com/privacitat).
2. Eines tecnològiques i subencàrregats
FITXA KLAW utilitza les eines tecnològiques indicades a la Política de Privacitat (fitxaklaw.com/privacitat), les quals actuen com a subencàrregats del tractament de dades personals. FITXA KLAW notificarà el CLIENT amb un preavís de quinze (15) dies naturals en cas de modificació substancial de les eines emprades que pugui afectar el tractament de dades, incloent-hi el proveïdor d'intel·ligència artificial.
3. Drets de les persones interessades
Les persones interessades (clients i proveïdors del CLIENT) poden exercir els seus drets d'accés, rectificació, supressió, portabilitat, oposició i limitació del tractament directament davant del CLIENT, que n'és el Responsable del Tractament. Si les sol·licituds s'adrecen a FITXA KLAW, les trasllada al CLIENT en el termini de cinc (5) dies hàbils.
4. Política de privacitat
La Política de Privacitat completa de FITXA KLAW, que inclou la informació exigida pels articles 16 i 17 de la Llei, és accessible a: fitxaklaw.com/privacitat.
5. Confidencialitat
Ambdues parts mantindran la confidencialitat de tota la informació i documentació accedida en el marc del servei durant un termini de cinc (5) anys a comptar des de la finalització del Contracte, d'acord amb el Contracte Marc.
V. Condicions particulars per tipus de servei
A) Gestió de factures rebudes
Inclou recepció, classificació, arxiu i preparació de la documentació per a la gestió interna o per a la gestoria del CLIENT.
El CLIENT és responsable d'indicar els criteris de classificació, calendaris i destinataris (gestoria, departament intern, etc.).
FITXA KLAW no valida el contingut fiscal ni comptable de les factures rebudes.
El CLIENT ha de fer arribar les factures dels seus proveïdors pel canal operatiu de Telegram o fer que els proveïdors les enviïn al correu operatiu individual que li assigni FITXA KLAW.
B) Gestió de factures emeses
Inclou preparació administrativa i arxiu de factures emeses, seguint les instruccions del CLIENT.
FITXA KLAW no valida el contingut fiscal ni tributari de les factures emeses.
El CLIENT garanteix que les dades de facturació (NRT del destinatari, classificació IGI, imports, conceptes) són correctes o han estat validats per la seva gestoria.
FITXA KLAW pot consultar al CLIENT qualsevol dubte sobre la classificació IGI aplicable, sense emetre la factura fins a confirmar-la.
C) Control de Cobraments (remeses SEPA)
El Control de Cobraments és un servei opcional i addicional a qualsevol pla, no inclòs en cap d'ells, amb un cost específic indicat al Full de Tarifes vigent en funció del pla contractat. Pot incloure la preparació i, si escau, la tramesa de remeses bancàries SEPA per al cobrament de les factures emeses pel CLIENT, exclusivament amb l'autorització prèvia i expressa del CLIENT formalitzada a l'Annex d'Autorització Bancària Restringida.
Aquesta tramesa s'executarà únicament mitjançant l'accés autoritzat d'abast restringit que el banc del CLIENT hagi atorgat directament a FITXA KLAW, seguint el procediment oficial de l'entitat bancària. FITXA KLAW no sol·licitarà ni utilitzarà credencials personals del CLIENT.
Sense la signatura de l'Annex i sense l'alta efectiva de l'accés bancari restringit, FITXA KLAW no podrà executar cap tramesa bancària, i el servei es limitarà a la preparació del fitxer i/o al seguiment i les alertes de cobrament.
El CLIENT és l'únic responsable de la correcció, legalitat i legitimitat dels cobraments i pagaments ordenats. Les dades dels deutors o beneficiaris (IBAN, BIC, mandats SEPA) han de ser correctes i actualitzades. Els errors per dades incorrectes del CLIENT no seran responsabilitat de FITXA KLAW.
VI. Queixes, reclamacions i resolució de conflictes
1. Canal de reclamació
El CLIENT pot adreçar qualsevol queixa o reclamació al correu: info@fitxaklaw.com. FITXA KLAW registrarà la sol·licitud i respondrà per escrit en un termini màxim de quinze (15) dies hàbils.
2. Procediment de resolució
El CLIENT presenta la reclamació per escrit al correu indicat, descrivint el motiu i, si escau, adjuntant documentació de suport.
FITXA KLAW acusarà rebut en un termini de dos (2) dies hàbils.
FITXA KLAW analitzarà la reclamació i respondrà motivadament en un termini màxim de quinze (15) dies hàbils.
Si el CLIENT no queda satisfet amb la resposta, les parts intentaran resoldre el conflicte per mediació, d'acord amb el Contracte Marc.
3. Separabilitat
Si alguna clàusula d'aquests Termes i Condicions fos declarada nul·la o inaplicable per una autoritat competent, la resta de clàusules continuarà vigent en la mesura màxima permesa per la llei.